Die Leistungen

April 2010: Bildungsmanagement nach Maß - Ein Erfahrungsbericht der Ostdeutschen Sparkassenakademie

Nachdem die bestehende Softwarelösung zur Unterstützung des Bildungsmanagements die Anforderungen an die wertschöpfenden Prozesse im Unternehmen nicht mehr ausreichend unterstützte, entschied die Ostdeutsche Sparkassenakademie, gemeinsam mit der e/t/s didactic media auf Basis deren Systemlandschaft eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. Das Ergebnis: die AMS AcademyManagementSuite, eine modular aufgebaute und webbasierte Lösung, die eine ganzheitliche Steuerung der Bildungsprozesse und damit effizientes Arbeiten exakt nach den Bedürfnisse der User ermöglicht. Vor kurzem wurde die Lösung dafür mit dem Deutschen Bildungsmedien-Preis digita ausgezeichnet.

Seit 1999 nutzte die Ostdeutsche Sparkassenakademie (kurz: OSA) eine Client Server Software, um die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu unterstützen. Im Laufe der Zeit verschoben sich deren Schwerpunkte allerdings – die wenig intuitive und unflexible Software konnte nicht mehr mithalten. 2006 bestand schließlich Handlungsbedarf, um die Abläufe im Management der Aus- und Weiterbildung der 30.000 Mitarbeiter der Ostdeutschen Sparkasse effizienter zu gestalten. „Wir haben uns also auf dem Markt umgesehen und uns mit anderen Sparkassenakademien in Deutschland kurzgeschlossen, um Lösungen zu vergleichen“, erläutert Sabine Lopp. „Wir wollten ein System, das unsere Ansprüche exakt abdeckt und zudem komplett webbasiert ist. Deshalb machten wir uns auf die Suche nach einem Partner, der diese Lösung anbieten konnte. In der e/t/s didactic media fanden wir einen Anbieter, der über 20 Jahre Erfahrung mit der Administration von Lernprozessen und dem Lernen selbst sowie umfassendes technisches Know-how mitbrachte, und erteilten Ende 2007 den Auftrag.“

Zunächst legte die OSA ihre Ansprüche fest. Im ersten Schritt entstand ein Pflichtenheft, das definierte, was zur Unterstützung der täglichen Arbeit nötig ist, und die Anforderungsgrundlage an die neue Software darstellte. Auf Basis dessen wurde anschließend in einem Workshop mit allen 35 Mitarbeitern der OSA eine Ist-Aufnahme der aktuellen Situation inklusive der Verbesserungsnotwendigkeiten gemacht. So entstand zum einen ein genaues Bild der Anforderungen der Mitarbeiter. Zum andere wurde so eine möglichst hohe Usability des Endproduktes sicher gestellt. Die so definierten Anforderungen wurden dann in Zusammenarbeit mit den Experten der e/t/s didactic media im Detail ausgearbeitet und spezifiziert. Dabei arbeiteten zehn OSA-Mitarbeitern an den zwölf Spezifikationen – das Projekt war also entsprechend groß angelegt. Sukzessive wurden dann Module programmiert, getestet, ineinander integriert und aufeinander abgestimmt. Da alle Module untereinander in Beziehung stehen, war nicht nur der Integrationsprozess die besondere Herausforderung in der Projektarbeit. Zudem mussten die im Hintergrund ablaufenden Operationen derart reduziert werden, dass für die Anwender trotz deren Komplexität eine einfache und gut überschaubare Nutzeroberfläche entstand. „Die Experten der e/t/s didactic media haben das hervorragend gelöst“, freut sich Lopp.

Effiziente Bildungsarbeit einfach aufgeschlüsselt
Die Bildungsarbeit der OSA ist breit gefächert. Das Spektrum reicht von Lehrgängen, Veranstaltungen und Seminaren in den allgemeinen Bereichen Büroorganisation oder IT bis hin zu den spezifischen Berufsbildern des Sparkassen- beziehungsweise Bankfach- oder -betriebswirts. Die OSA bietet faktisch Lerninhalte zu allem an, was in der täglichen Arbeit der Sparkassen-Mitarbeiter vom Sachbearbeiter bis hin zum oberen Management gebraucht wird, und unterstützt dadurch die Aus- und Weiterbildung aller Sparkassen in Ostdeutschland (ausgenommen Thüringen). Dabei managt sie bis zu 15.000 Lernende und über 1.400 Veranstaltungen im Jahr. Grundanforderung an die neue Software war also die Möglichkeit, die umfassende Zahl an Projekten effizient abwickeln zu können.

Basiskomponenten der neuen Software sind deshalb Module zum Management von Dokumenten, Aufgaben und Prozessen. Dokumente können über ein prozessorientiertes, automatisiertes Ablage- und Bereitstellungssystem einfach verwaltet werden. Der Prozessmanager – eine Kernfunktionalität des Systems, die von den e/t/s Softwarespezialisten völlig neu entwickelt wurde – ist dabei laut Lopp die ideale technische Unterstützung für alle Abläufe. Punktuell automatisierte Prozessketten werden mit seiner Hilfe genau definiert und strukturiert. Außerdem verwaltet er händisch oder automatisch erstellte Aufgaben und generiert beispielsweise eine nutzerbezogene Aufgabenliste. Diese kann für jeden Beteiligten als individuelle Startseite eingerichtet werden, so dass jeder sofort sieht, was aktuell zu tun ist. Zudem überprüft der Prozessmanager zum Beispiel automatisch die Teilnehmerzahl von Veranstaltungen. Ist diese zu niedrig, erhält der Verantwortliche entsprechend Rückmeldung. Das Tool ist von der OSA immer wieder anpassbar. Je nach aktuellen Anforderungen können ohne externe Unterstützung eigenständig neue Prozesse angelegt werden.

Damit eng vernetzt ist das Modul für Veranstaltungsmanagement, das Planung und Abwicklung unterstützt. Die Zuordnung präziser Leistungsdaten, die Verwaltung der Ressourcen oder die Auswertung von Veranstaltungen sind mit seiner Hilfe einfach zu handhaben. Darüber hinaus wurde ein Modul erarbeitet, das die Planung, Kalkulation und Verwaltung von Produkten und ihrer Komponenten erleichtert. „Wir haben uns überlegt, wie zum Beispiel eine Veranstaltung effizient aufgelegt werden kann,“ erläutert Lopp die Funktionalität des Moduls. Die Lösung ist ein dreistufiges Vorgehen: In der ersten Stufe des Produktmanagements sind Produktprofile grob inhaltlich und kalkulatorisch vordefiniert. In der zweiten wird das Produkt konkretisiert und das Produktprofil mit detaillierten Lerninhalten gefüllt. Daraus werden dann auf der dritten Stufe zum Beispiel einzelne Bildungsveranstaltungen oder Lernangebote abgeleitet. Die Effizienz liegt laut Lopp klar auf der Hand: „Mann muss nicht immer bei Adam und Eva anfangen, wenn man zum Beispiel ein Seminar, einen Kongress oder einen Lehrgang plant. Die vordefinierten Maßnahmen- beziehungsweise Veranstaltungsbausteine erleichtern alle Schritte der Projektierung.“

Vereinfachte Prozesse durch Integration der Unternehmenswebsite
Der Webauftritt der OSA ist eng mit der Systemlösung verknüpft, Bildungsangebote können auf Knopfdruck veröffentlicht und promotet werden. Dafür sorgt auch die enge Vernetzung mit dem Kunden- und Partner-Modul des Systems, das ebenfalls die Website der OSA einbindet. Dort werden sämtliche Daten der Lernenden und zum Beispiel der Dozenten verwaltet. Über das integrierte Kundenportal wurde der Aufwand für die OSA-Mitarbeiter reduziert. Jeder Lernende hat über die Website einen eigenen Zugang und bearbeitet seine Stammdaten eigenständig. „Der Prozess wurde also auf denjenigen übertragen, der es am besten weiß – den Lernenden selbst“, berichtet Lopp. „Langwierige Abstimmung per Telefon, E-Mail oder Post etwa bei Adressänderung werden dadurch vermieden.“ Für die Lernenden bietet das Portal aber noch weitere Vorteile. Bildungsangebote können verwaltet, Kursunterlagen eingesehen und heruntergeladen werden. Zudem stehen Diskussionsforen zur Verfügung, in denen sich die Teilnehmer eines Bildungsangebotes austauschen können. Dozenten finden zudem ihre Vertragsdaten zum Download in ihrem Portal, der Unterschriftsprozess inklusive Postversand von der OSA zum Dozenten und wieder zurück kann entfallen. „Da unsere Verträge schon seit langem per mündlicher Zusage geschlossen werden, ist das auch rechtskräftig“, erläutert Lopp.
Vertriebs- und Marketingtools zur Vermarktung der Produkte der OSA sind zudem im Modul Kampagnenmanagement abgebildet. Dort können Kampagnenprofile definiert und Produkte einfach und schnell beworben werden. Durch Automatisierung bereitet auch der Versand von E-Mails an Lernende, Trainer und an der Leistungserbringung beteiligte Dienstleister kaum noch Aufwand.

Optimaler Zuschnitt auf Bedürfnisse
Insgesamt hat sich der Verwaltungsaufwand der OSA durch die neue Systemlösung erheblich reduziert. „Früher mussten wir 29.000 Personendatensätze händisch pflegen – das fällt jetzt vollständig weg“, freut sich Lopp. „Die Zeitersparnis ist enorm. Der große Vorteil liegt darin, dass wir Dinge schlichtweg nicht mehr tun müssen.“ Die Umstellung auf das neue System im August 2009 war trotz sorgfältiger Vorbereitung der Mitarbeiter nicht ganz einfach. „Der anfängliche erhöhte Zeitaufwand für das Tagesgeschäft erklärte sich dadurch, dass wir keinen sanften Übergang von der alten zur neuen Lösung einrichten konnten,“ so Lopp. „Die Mitarbeiter mussten sich von einem Tag auf den anderen umstellen. Natürlich waren alle ausreichend geschult – nicht nur durch die Fachleute der e/t/s didactic media, sondern schon durch das ‚Üben am lebenden Objekt’ bei Tests während des Entwicklungsprozess. Aber es war nicht einfach, sich von gewohnten Abläufen zu lösen, die neuen Prozesse zu verinnerlichen und die umfassenden Möglichkeiten der AMS auf Anhieb voll auszuschöpfen.“ Das ist heute anders: „Wir sind zufrieden mit dem System. Wir haben jetzt die gewünschte Lösung, zugeschnitten auf unsere Bedürfnisse, und arbeiten mit ihr weit effizienter als zuvor.“ Auch die Kunden der OSA, die Lernenden der Ostdeutschen Sparkassen, sind zufrieden. „Das Feedback war von Anfang an positiv. Besser hätte es aus unserer Sicht nicht laufen können“, urteilt Lopp.

Die nächsten Schritte sind bereits in Planung. So wurde in der aktuellen Version der AMS ein Assessmentmanagement-Modul vorintegriert, das demnächst mit Leben gefüllt werden soll. Die Erstellung, Durchführung und Auswertung von Befragungen wird dadurch erheblich erleichtert. Dabei steht es dann offen, die von der e/t/s didactic media vorintegrierten Befragungsformate zu nutzen oder eigene einzurichten. Die Auswertung erfolgt bedarfsgerecht und auf einen einzigen Knopfdruck.

Digita-prämiert: Ganzheitliche Steuerung von Bildungsprozessen
Über das Projekt mit der OSA hinaus hat die e/t/s didactic media die AMS inzwischen weiterentwickelt und mit zusätzlichen Elementen zu einem System ausgebaut, das den Lernenden durch den gesamten Bildungsprozess begleiten kann – von der ersten Ansprache bis hin zur Ausstellung des Zertifikats. Ergänzend stehen ein Modul zum Management von E-Learning ebenso wie ein Prüfungsmanagement-Tool zur Verfügung. Zudem rundet ein Vertragsmanagementmodul, mit dem Verträge aus vorintegrierten Bausteinen erstellt und verwaltet werden können, das Portfolio der Lösung ab. Durch den Umfang ihrer Möglichkeiten ist die AMS zum umfassenden Managementwerkzeug für alle Aspekte der Steuerung von Lernprozessen und deren zielgruppengerechter Vermarktung gewachsen. Darüber hinaus sorgt ihr modularer Aufbau dafür, dass für den Anwender jeweils das exakt passende Komponenten-Paket zusammengestellt werden kann. So kann die AMS dem Bedarf einer unternehmensinternen PE-Abteilung genauso entsprechen wie dem moderner Unternehmensakademien oder Hochschulorganisationen. Das überzeugte auch die Expterten-Jury des Bildungsmedien-Preises digita: Sie zeichnete die AMS in der Kategorie Organisationsmanagment im März 2010 als beste Lösung aus. Die e/t/s didactic media bietet die AMS sowohl als Nutzungslizenz mit ergänzendem Service- und Wartungspaket als auch als SaaS (Software-as-a-Service)-Paket inklusive Hosting an. Wie im Falle der OSA unterstützen die Experten Anwender zudem bei individualisierter Bedarfsermittlung, passgenauem Customizing und professioneller Einführung vor Ort.

Weitere Informationen erteilt gerne der e/t/s didactic media Projektleiter:

Jens Klöcker Tel. 08368-9104-14